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《档案管理规定》

浏览次数: 日期:2012年9月4日 09:46

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档案管理规定

 

第一章 总则

第一条 为加强公司档案管理工作,有效地保护和利用档案,维护公司合法权益,特制订本规定。

第二条 本规定所称的档案是指公司上级管理部门下发的文件、开发区报我公司的文件资料、公司各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、公关宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件、人事档案资料等不同形式的历史记录。

第三条 公司全体员工有保护档案的义务。

第四条 档案工作实行统一领导,分级保管、分级查阅的原则,进行规范化管理。

 

第二章 档案机构及其职责

第五条 公司综合部负责档案整理工作。

第六条 档案工作由公司总经理统一领导,综合部负责档案的,收集、整理、立卷、保管。综合部保管的档案应及时提供给需要查阅资料的部门,同时应监督各部门、各下属子公司、各参股公司、各合资合作公司的档案工作。

第七条 综合部应逐步完善档案制度,确保档案安全和方便利用,采用科学手段,逐步实现档案管理现代化。

 

第三章 档案的管理

第八条 由省政府、科技厅等上级单位下发的文件、公司内部管理制度、员工档案、公司股东会及董事会决议等文件由综合部统一管理。档案管理人员以外的人员借阅上述资料,需请示分管综合部的领导,获得同意后方可借阅。纸质版档案统一用标准档案盒分装保存,电子版本由综合部档案保管人员管理,并留一份电子文件存于备份盘。

第九条 整理办法:

1. 方法:以问题特征为主,立小卷,一事一卷。

2. 步骤:

A. 收集

文书档案:当年立前一年的卷,并预立当年的卷。

B. 整理  根据分类和成立时间整理。

C. 分类 

D. 立卷  区分不同价值确定保管期限:永久、长期、短期。

第十条  监督:综合部根据各部门和各部门上报的档案总目录、预立卷材料的目录,进行定期或不定期的检查,监督各部门档案的管理工作。

第十一条 销毁:须报总经理批准,销毁时应有两人以上负责监销,并在清单上签字。

第十二条 公司档案的分类及编号:按有关档案分类及编号要求操作。

第十三条 借阅:员工不得随意外带有关公司重要的文件材料,确因工作需要外带,需办理档案外借手续,经综合部核准后,方可带出,用毕即归还。阅档人对所借阅档案必须妥善保管,不得私自复制、调换、涂改、污损、划线等,更不能随意乱放,以免遗失。项目部需借阅档案文件需事先请示分管综合部的领导。

第十三条 凡是盖有公司公章的文件或资料,均由综合部保留原件。与项目部工作相关的文件资料,项目部保留复印件(包括上级领导单位下发的与项目发展相关的政策文件、项目调研报告、项目合同等)。项目负责人应负责保证项目资料的完整性、完好性。

 

第四章 档案的保管期限

第十四条 公司各种档案保管期限

1.上级主管部门下发的由公司综合部承办的文件材料:永久保管;

2.公司内部管理制度:永久保管;

3.公司工作总结报告及计划、规划:长期保管;

4.科技厅制发的(包括与其他机关联合制发的)综合部承办的文件材料:永久保管;

5.由综合部承办的会议记录、纪要及筹备组织的工作会议领导讲话等文件材料:永久保管;

6. 公司年度考核目标工作报告等有关材料:永久保管;                  

7. 公司人事档案:长期保管;

8. 股东单位、开发区报我公司的文件:长期保管;

9. 财务部门档案资料的保管依照公司«财务管理制度»执行。

第十五条 业务部门资料保管期限

1.涉及与业务工作相关的工作会议记录、纪要:长期保管;

2.业务部门工作计划、总结、汇报等:长期保管;

3. 业务部门项目可行性分析报告、考察资料、考察图片等:长期保管;

 

第五章 档案备份制度

第十六条 公司所有有价值的文件、报表、业务记录等必须备份。

第十七条 各部门应尽量采用电脑管理和工作,便于业务资料的数字化处理和保存。

第十八条 备份盘与资源盘应分开存放,公司的备份盘应在公司外保存。

 

第六章 罚则

第十九条 有下列行为之一,据情节轻重,给予50~500元扣薪处理,若构成犯罪依法追究刑事责任:

1. 毁损、丢失或擅自销毁企业档案

2. 擅自向外界提供、抄摘企业档案

3. 涂改、伪造档案

4. 未及时上报归档或管理不善的档案管理者

5. 未按手续就借阅、外带者或越级查阅者(档案管理者同罚)

 

 

第七章 附则

第二十条 财务档案的管理按国家有关规定和公司的特别规定办理。

第二十一条 本制度适用于金博彩票官网下载各部门各员工。

第二十二条 本制度监督责任部门为公司综合部。

所属类别: 规范制度

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